Aktenordner scannen und digitalisieren: So gelingt der Umstieg im Büro

Eine Rechnung wird gebraucht, doch der passende Ordner steht im Archiv. Die zuständige Kollegin arbeitet im Homeoffice, während am Telefon ein Kunde auf Auskunft wartet. Solche Situationen zeigen, wie Papierakten alltägliche Abläufe erschweren können. Für Handwerksbetriebe, Hausverwaltungen und Dienstleister in Oldenburg und Umgebung kann es sich deshalb lohnen, vorhandene Aktenordner zu digitalisieren. Die Unterlagen lassen sich anschließend leichter finden, gemeinsam nutzen und in bestehende Arbeitsprozesse einbinden. Damit das gelingt, sollten Unternehmen vor dem ersten Scan einige Fragen klären: Welche Dokumente werden benötigt, wie sollen sie abgelegt werden und wer darf darauf zugreifen?

Wo digitale Akten den Arbeitsalltag erleichtern

Der Nutzen zeigt sich besonders dort, wo mehrere Mitarbeiter mit denselben Unterlagen arbeiten. Ein Mietvertrag, eine ältere Bestellung oder die Dokumentation eines Kundenprojekts muss dann nicht mehr von Büro zu Büro wandern. Über eine entsprechend eingerichtete digitale Ablage können berechtigte Personen auch von anderen Standorten auf die Dokumente zugreifen.

Das erleichtert die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit sowie die Abstimmung zwischen Abteilungen. Auch wertvolle Bürofläche lässt sich zurückgewinnen, wenn Papierbestände nach der Digitalisierung ausgelagert oder – sofern zulässig – vernichtet werden.

Erst den Bestand sichten, dann die Ablage planen

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: Wie viele Ordner sind vorhanden? Enthalten sie überwiegend lose DIN-A4-Seiten oder auch geheftete Belege, kleine Quittungen und größere Zeichnungen? Ebenso wichtig ist die Frage, welche Unterlagen im Tagesgeschäft verfügbar bleiben müssen.

Auf dieser Grundlage lässt sich die Digitalisierung in passenden Etappen planen. Für den Einstieg eignen sich beispielsweise derzeit abgeschlossene Vorgänge, auf deren Papierunterlagen der Betrieb vorübergehend verzichten kann. Bei laufend benötigten Akten sollte vor der Übergabe geklärt sein, wie der Zugriff auf die Inhalte während der Bearbeitung sichergestellt wird.

Zugleich sollte feststehen, ob jeder Ordner eine durchgehende PDF-Datei ergeben soll oder ob einzelne Dokumente separat abgelegt werden. Einheitliche Angaben wie Kundennummer, Jahr und Dokumentenart erleichtern später die Zuordnung. Wer diese Struktur vorab festlegt, spart sich aufwendiges Umsortieren nach dem Scannen.

Vom Papierordner zur durchsuchbaren Datei

Vor dem eigentlichen Scan werden die Unterlagen vorbereitet. Dazu gehören das Entfernen von Heft- und Büroklammern, das Glätten geknickter Seiten und die eindeutige Trennung zusammengehöriger Dokumente. Anschließend werden die Seiten erfasst und auf Lesbarkeit, Vollständigkeit und richtige Ausrichtung geprüft. Auch beschriftete Rückseiten müssen berücksichtigt werden.

Für die spätere Suche ist eine Texterkennung hilfreich, häufig als OCR bezeichnet. Sie ergänzt das gescannte Seitenbild um erkannten Text. Dadurch lässt sich beispielsweise nach einer Rechnungsnummer oder einem Kundennamen suchen. Wie zuverlässig das funktioniert, hängt auch von der Qualität der Vorlage ab.

Zusätzliche Merkmale wie Vertragsnummer oder Projektbezeichnung können bei der Indexierung zugeordnet werden. Sie helfen, Dokumente gezielt aufzurufen und unabhängig vom ursprünglichen Ablageort wiederzufinden.

Selbst scannen oder einen Dienstleister beauftragen?

Einzelne Unterlagen lassen sich häufig mit vorhandener Büroausstattung digitalisieren. Bei größeren Aktenbeständen bindet die Digitalisierung jedoch erhebliche Arbeitszeit. Währenddessen stehen die damit beschäftigten Mitarbeiter für Kundenanfragen, Auftragsbearbeitung und andere betriebliche Aufgaben nicht zur Verfügung. Dieser Aufwand sollte in den Kostenvergleich zwischen eigener Umsetzung und externem Scanservice einfließen.

Ein spezialisierter Dienstleister kann diese Arbeiten übernehmen, das eigene Team entlasten und bei Bedarf auch die Abholung organisieren. Anhand eines Musterordners lassen sich außerdem Scanqualität, Dateiaufteilung und Benennung abstimmen. So können Unternehmen das Ergebnis prüfen und gegebenenfalls Anpassungen vereinbaren, bevor der gesamte Bestand digitalisiert wird.

Wovon die Kosten der Digitalisierung abhängen

Die Anzahl der Ordner liefert eine erste, grobe Orientierung. Für eine belastbare Kalkulation sind jedoch auch Seitenumfang, Papierformate und Zustand der Unterlagen relevant. Weitere Unterschiede ergeben sich durch Farbscans, die Vorbereitung der Belege und die gewünschte Indexierung.

Wer Aktenordner scannen und digitalisieren lassen möchte, kann über den Angebotsrechner von archivwerk die ungefähren Kosten abschätzen. Der Rechner setzt für seine Basiskalkulation je Ordner 400 DIN-A4-Seiten, zehn Dokumente und Schwarz-Weiß-Scans an. Farbscans, Belegaufbereitung und Indexierung lassen sich als Zusatzoptionen berücksichtigen.

Das Ergebnis dient als Orientierung für die Planung. Kosten für weitere Leistungen wie Abholung, Aktenlagerung oder Vernichtung werden auf Anfrage geklärt.

Datenschutz und Aufbewahrung von Anfang an berücksichtigen

Bei Kundenunterlagen und Personalakten gehören vorab geregelte Zugriffsrechte, geschützte Übertragungswege und regelmäßige Datensicherungen zur Planung. Ebenso muss geklärt werden, welche Originale nach dem Scannen erhalten bleiben sollen oder müssen.

Für steuerrelevante Unterlagen sind die Anforderungen der GoBD an Erfassung und Aufbewahrung zu berücksichtigen. Dazu zählen nachvollziehbare Abläufe und eine passende Verfahrensdokumentation. Ob Papieroriginale vernichtet werden dürfen, hängt unter anderem davon ab, ob gesetzliche Vorschriften ihre Aufbewahrung im Original verlangen.

Die digitale Ablage im Alltag weiterführen

Damit der Nutzen dauerhaft erhalten bleibt, braucht auch der laufende Dokumenteneingang einen festen Ablauf. Wer erfasst neue Papierunterlagen, prüft die Dateien und ordnet sie zu? Bereits digital eingehende Dokumente sollten ebenfalls in die vorgesehene Ablage gelangen.

Für den Einstieg kann ein überschaubarer Bestand genügen. Anhand häufig genutzter Akten lässt sich prüfen, ob Benennung, Suche und Zugriffsrechte im Arbeitsalltag funktionieren. Die Erfahrungen daraus helfen, weitere Ordner gezielt zu digitalisieren und die neue, zeitgemäße Ablage Schritt für Schritt im Unternehmen zu etablieren.